Alle Reports lassen sich entweder für den gesamten Zeitraum oder für einen Zeitraum, den du definieren kannst. Wenn du den Zeitraum so einschränkst, werden nur die Daten berücksichtigt, welche darin relevant sind.

Bevor wir die einzelnen Reports beschreiben, teilen wir dir mit, welche Spaltenwerte was bedeuten:

• geplant: hier wird aufgeführt, für wie viele Einsätze sich jemand eingetragen hat. Diese Einsätze sind also noch in der Zukunft.
• OK: hier werden die Einsätze aufgeführt, welche ordnungsgemäss geleistet wurden. An anderen Stellen sprechen wir auch von "erschienen". Diese Einsätze sind bereits vergangen.
• NOK: steht für NICHT OK. Oder anders gesagt, diese Einsätze wurden nicht ordnungsgemäss geleistet. Wir brauchen auch den Begriff "nicht erschienen". Auch diese Zahl bezieht sich auf Einsätze, welche in der Vergangenheit liegen. Wichtig: unser System geht automatisch davon aus, dass ein Einsatz OK war. Wenn jemand nicht erschienen ist, musst du dafür sorgen, dass der Status von den Verantwortlichen oder Administratoren auf "nicht erschienen" gesetzt wird.

In den Reports werden vielfach die Einsatzwerte angezeigt. Die Einsatzwerte erscheinen in den Reports so, wie du sie unter "Organisation" - "Events & Einsätze" definiert hast.

Sämtliche Reports lassen sich in Excel als Tabelle formatieren, damit ihr die Filterfunktionen nutzen könnt. So ist es möglich, genau die Daten anzuzeigen, die ihr sucht.

Gruppen

Dieser Report zeigt dir auf, welche Helfenden du in welchen Gruppen hast und wieviel sie dir geholfen haben. Er eignet sich beispielsweise dazu, die Gruppenverantwortlichen (z.B. Trainer:innen in einem Sportverein) darüber zu informieren, wer in ihren Gruppen (z.B. Teams) schon wie viel geholfen hat. Wenn eine Person in mehreren Gruppen ist, wird sie in allen Gruppen aufgeführt. Einzelne Helfende können im Report also mehrmals in verschiedenen Gruppen aufgeführt werden.

Helfende

Der Report Helfende listet alle Helfenden auf. Er ist hilfreich, wenn du eine Übersicht über alle willst. Gegenüber dem Gruppen-Report ist ein Vorteil, dass jede Person nur einmal erscheint, während dennoch alle ihre Gruppen angezeigt werden. Es ist also ersichtlich, ob jemand in mehreren Gruppen eingeteilt ist. In diesem Falle werden in der Spalte "Gruppen" alle Gruppen aufgeführt. 

Helfende: Zielvorgabe nicht erreicht

Wenn du deinen Helfenden ein gewisses Soll an Einsätzen vorgibst, hilft dieser Report neo der Kontrolle, wer seine Vorgabe nicht erreicht hat. Es werden also nur Personen aufgeführt, welche einen Zielwert haben der nicht erreicht wurde. Dieser Report setzt voraus, dass die Zielvorgaben richtig gesetzt sind. Wenn dein Verein Ende Saison für Helfende, die ihre Vorgaben nicht erreicht haben, Bussen berechnet, dann ist dies der richtige Report für dich!

Events

Der Event Report führt alle Events mit den benötigten Helfenden auf. Es wird zuerst der älteste Event angezeigt. Wenn du die vergangenen Events nicht möchtest, dann schränke den Zeitraum ein. Es werden von jedem Event alle Einsätze aufgezeigt. Dieser Report ist hilfreich, wenn du wissen willst, welche Einsätze von wem schon übernommen sind und wo dir noch Helfende fehlen. Der Report kann sich auch eignen, wenn du für deinen Event Einsatzpläne ausdrucken willst. Beachte, dass es hier auch im Event die Funktion "Einsatzplan" gibt, welche dir gleich ein PDF erstellt.

Event Zusammenfassung

Der Report Event Zusammenfassung zeigt dir nicht die einzelnen Einsätze, sondern nur wie viele Helfereinsätze du ausgeschrieben und wie viele du vergeben hast. Wenn du in "Einsätzen" abrechnest, kann die Spalte F und G etwas verwirrend sein. Denn dann steht da meistens genau das gleiche wie in Spalte D und E. Der Grund ist, dass ein Einsatz immer mit 1 Einsatz vergütet wird. Anders ist dies, wenn du beispielsweise in Stunden abrechnest. Dann werden in Spalten D und E immer noch nach Anzahl Einsätzen gerechnet, in Spalten F und G werden dann aber die Stunden aufgeführt. 

Dieser Report ist gut, wenn du dir eine Übersicht machen willst, wie viele Helfereinsätze du benötigst, ohne dass dich die einzelnen Einsätze interessieren.

Schicht Zusammenfassung

Der Report Schicht Zusammenfassung macht das gleiche wie beim Event, nur dass er die einzelnen Schichten separat aufführt. Dieser Report ist gut für dich, wenn du Events hast, welche mehrere Schichten haben und interessiert bist, wie sich deine Einsätze auf die einzelnen Schichten verteilen. Auch hier gilt: Die Spalten E und F sind gleich wie G und H wenn du nach Einsätzen abrechnest und jeder Einsatz mit 1 Einsatz vergütet wird.

Helfereinsätze

Dieser Report führt von allen Helfenden jeden einzelnen Einsatz auf. Dieser Report ist nützlich, wenn du bei jeder Person nachschauen willst, wann wo ein Einsatz fällig ist.

Helfereinsätze nach Gruppen

Dieser Report ist ähnlich wie "Helfereinsätze". Nur werden hier die Helfenden nach Gruppen gruppiert. Dieser Report ist also der Richtige für dich, wenn du den Gruppenverantwortlichen die Daten aller Helfereinsätze ihrer Gruppenmitglieder zustellen willst. Also beispielsweise wenn ein Trainer wissen will oder muss, wann seine Spieler:innen ihre einzelnen Einsätze haben.

Offene Helfereinsätze

Dieser Report gibt dir nur die zukünftigen, offenen Helfereinsätze zurück. Es macht keinen Sinn, diesen Report auf die Vergangenheit auszuführen. Da wird der Report immer leer sein. Der Sinn und Zweck ist es nämlich, dir ein Excel zur Verfügung zu stellen, wo du alle noch offenen Helfereinsätze auf einem Excel hast. Und sonst nichts...

Aufgaben Zusammenfassung

Dieser Report ist verwandt mit der Eventzusammenfassung. Er ist ideal, damit du sehen kannst, von welcher Aufgabe du wie viele Einsätze ausgeschrieben und bereits gebucht hast. Auch hier gilt, dass die Spalten D und E gleich sind wie die Spalten F und G, wenn du in Einsätzen abrechnest und jeder Einsatz mit 1 Einsatz belohnt wird. Ebenfalls ist auf diesem Report ersichtlich, welche Gruppen welche Aufgaben wahrnehmen können.

Logeinträge

Jedesmal, wenn jemand einen Einsatz übernimmt oder von einem Einsatz entfernt wird, wird das geloggt. Mit diesem Report kannst du das gesamte Logfile abrufen. Du siehst, wann (Datum), was (Text) passiert ist. Du siehst auch ob es in der Administration (backend) oder im Helferportal (frontend) gemacht wurde. Wenn die Aktion in der Administration gemacht wurde, siehst du wer (Zugang) die Aktion vorgenommen hat. Kurzum: dieser Report gibt dir die Übersicht über alle Helfereinsatz-Buchungen. Du kannst also rausfinden, ob jemand sich selber eingetragen hat (Aktion: frontend) oder ob er von einem Administratoren eingetragen wurde. Oder ob ein Administrator jemanden von einem Einsatz entfernt hat.

Anmerkung: bei sämtlichen gezeigten Daten handelt es sich um nicht existierende Testdaten. Lediglich die Namen von einem oder zwei Projektbeteiligten sind enthalten ;-) Alle Telefonnummern und E-Mails sind frei erfunden und existieren nicht.