Mit dem letzten Update haben wir auch die Team-Admin-Funktionalität eingebaut. Sie befindet sich aktuell noch im Beta-Status, sie kann aber bereits genutzt und getestet werden.

Die Team-Admin-Funktionalität eignet sich besonders gut für grosse Veranstaltungen, bei welchen auch unterschiedliche Vereine/Organisationen mithelfen. Die verantwortlichen Personen der jeweiligen Vereine können so ihre Mitglieder gleich selbstständig eintragen und verwalten, ohne dass das Organisationskomitee der Veranstaltung sich damit befassen muss.

Dafür muss sie aber erst aktiviert werden. Dazu geht ihr unter "Organisation" auf "Events & Einsätze", und aktiviert den "Team-Admin Modus".

Ihr habt drei Optionen. Standardmässig ist der Team-Admin Modus deaktiviert. Wenn ihr "Team-Admins durch Administration" anwählt, könnt ihr als Admins bestimmen, wer den Status eines Team-Admins übernehmen darf.
Die Option "Team-Admins durch Selbstdeklaration" bietet euren Helfenden die Möglichkeit, sich selbst im Profil als Team-Admin einzusetzen. ACHTUNG: Diese Funktion ist im Beta-Status noch nicht verfügbar!

Wenn ihr nun Team-Admins aktiviert habt, könnt ihr noch bestimmen, ob und wie lange diese ihre Einsätze zurückgeben können, analog der Einsatzrückgabe von Helfenden.

Als nächstes könnt ihr nun auswählen, welche Helfenden den Status "Team-Admin" erhalten. Dazu wechselt ihr in die Helfendenübersicht und klickt bei den entsprechenden Personen hinten auf den Button "Helfer:in".

Nun ist die ausgewählte Person im Helferportal in der Lage, ihr eigenes Team zu erfassen und entsprechend Einsätze zu übernehmen und zuzuteilen. ACHTUNG: Team-Admins MÜSSEN via Passwort geschützt werden. Das bedeutet, dass die Helfenden, welche neu als Team-Admin eingesetzt wurden, sich erst ein Passwort geben und sich künftig mittels Mailadresse und ebenjenem Passwort einloggen müssen.

Damit ihr den Überblick habt, könnt ihr in der Helfendenübersicht den Filter "nur Teamadmins" aktivieren.

Solltet ihr einer Person den Team-Admin-Status aberkennen wollen, könnt ihr dies auf demselben Weg tun. Sollte diese Person bereits ein Team erfasst und Einsätze übernommen haben, werdet ihr bei der Statusumstellung gefragt, was mit den übernommenen Einsätzen passieren soll. Diese werden entweder wieder freigegeben oder direkt den Helfenden übergeben.

Helferportal

Das Helferportal sieht für Team-Admins grundsätzlich gleich aus wie für Helfende. Sie haben aber andere Menüs zur Auswahl, namentlich "Team-Einsätze" und "Mein Team". Unter "Team-Einsätze" erscheint die Übersicht über die bereits übernommenen Einsätze des verwalteten Teams, unter "Mein Team" wird das Team an sich verwaltet.

Um Einsätze zu übernehmen, müssen dem Team noch keine Personen zugeordnet worden sein. Das kann auch zu einem späteren Zeitpunkt geschehen. Als Teamadmin können nun je Event

• einzelne Einsätze
• mehrere Einsätze
• mehrere Einsätze innerhalb einer Schicht
• mehrere Einsätze in mehreren Schichten im selben Event

übernommen werden. Im Zahlenfeld steht automatisch die Anzahl an Einsätzen, welche bei der jeweiligen Aufgabe noch offen ist. In dieses Zahlenfeld kann nun eingetragen werden, wieviele Einsätze welcher Aufgabe das Team leisten soll. Wenn bei einer Aufgabe keine Einsätze übernommen werden wollen, kann einfach eine "0" eingetragen werden.

Unter "Team-Einsätze" werden nun alle Einsätze angezeigt, welche vom Team-Admin je Event übernommen wurden. In der Detailansicht ist auch ersichtlich, welche Helfenden bereits welchem Einsatz zugewiesen wurden, und welche noch zugewiesen werden müssen.

Damit Einsätze Helfenden zugeteilt werden können, müssen unter "Mein Team" zuerst Helfende zum Team hinzugefügt werden. Dafür braucht's die Mailadresse, den Vor- und den Nachnamen der Helfenden. Weitere Daten können, müssen aber nicht angegeben werden.
Wenn der Team-Admin Helfende erfassen will, die bei der Organisation bereits als Helfer erfasst sind, kriegen die eine Mail mit einer Anfrage, ob sie dem Team beitreten wollen. Neu erfasste Mitglieder sind direkt im Team.

Wichtig zu wissen

Team-Admins unterliegen, wie normale Helfende auch, den Restriktionen der Gruppen und Aufgaben. Ist der Team-Admin also in einer Gruppe, welche nur gewisse Aufgaben übernehmen kann, kann sein Team ebenfalls nur diese Aufgaben übernehmen. Team-Admins haben keine Möglichkeit, Aufgaben ausserhalb seiner Gruppe anzuzeigen und zu übernehmen.

Ausserdem ist das Double Opt In bei Team-Admins automatisch deaktiviert. Team-Admin-Einsätze sind also ab Übernahme sofort "scharf".

Import und Export von Helferdaten als Teamadmin ist aktuell noch nicht möglich.

Wenn ihr Fragen habt, ob zum Team-Admin oder auch sonst, könnt ihr euch natürlich jederzeit gerne an unseren Support wenden: support@appagic.com