Der Saisonabschluss ist besonders für Vereine und Organisationen wichtig, welche ihren Mitgliedern Zielvorgaben betreffend der Quantität des Mithelfens machen. Dann gibt es aber auch ein paar Fragen für die neue Saison.

Zielwerte richtig ermitteln

Die Zielwerte stimmen nur, wenn du die Reports NACH dem letzten Event der alten Saison und VOR dem ersten Event der neuen Saison erstellst. Du musst also deinen Mitgliedern genau kommunizieren bis zu welchem Datum die Events noch zur alten Saison zählen, und wann die Events bereits für die neue Saison angerechnet werden.

Wichtig ist jetzt, dass du genau dazwischen deine "Abrechnung" erstellst. Helfereinsatz.ch rechnet nämlich immer alle im System vorhandenen Helfereinsätze zusammen. Deshalb ist es wichtig, dass du, sobald das alte Vereinsjahr abgeschlossen ist, deine Reports exportierst und danach die vergangenen Events zurücksetzt. Setzt du diese nicht zurück, werden bei den Reports auch bereits vergangene Einsätze gezählt.

Du hast die Möglichkeit, Reports über einen benutzerdefinierten Zeitraum zu exportieren. So kannst du bestimmen, von wann bis wann die Einsätze gezählt werden sollen. Wir empfehlen dennoch, die vergangenen Events jeweils nach der „Abrechnung“ zurückzusetzen, damit dir da keine Fehler passieren.

Hier also zusammengefasst die wichtigsten Tipps:

• Kommuniziere deinen Mitgliedern bis zu welchem Datum die Events zur "alten" Saison zählen
• Speichere unmittelbar nach dem letzten Event alle Reports von der alten Saison. Diese Reports enthalten alle Daten und sind dein Backup.
• Danach kannst du die alten Events zurücksetzen.

So stellst du sicher, dass deine Abrechnungen immer korrekt sind.

Events selektiv löschen

Es gibt die Funktion, dass du die Events vor einem bestimmten Datum löschen kannst. Dazu gibt es die Funktion "Events löschen bis". Nach dem Anklicken bestimmst du das Datum, VOR welchem du die Events löschen willst. Daraufhin werden dir alle betroffenen Events gezeigt. Mit einem weiteren Klick kannst du diese Events löschen.

Wenn du den gleichen Typ Event immer wieder brauchst, lohnt es sich, die Events zurückzusetzen, anstatt sie zu löschen. Dann kannst du diese Events jederzeit kopieren. Aber Achtung: Mit einem Free- oder einem Light-Abo ist die Anzahl Events begrenzt. Da empfiehlt sich das Löschen, nachdem du den Event für die neue Saison kopiert hast.

Helfende für die neue Saison

Eine neue Saison bedeutet immer, dass viele Spieler:innen ihr Team wechseln. Das hat sehr wahrscheinlich Auswirkungen auf deine Gruppen. Damit deine Gruppen wieder stimmen, kannst du einfach deine Mitglieder neu importieren. Wenn du die Helfenden über eine Schnittstelle (z.B. Webling) importierst, passiert das automatisch. Du kannst die Helfenden aber auch über ein Excel-File importieren. Der Import passt automatisch die Gruppen an. Du könntest sogar alle Helfenden löschen und neu importieren. Da bei einem Import die Gruppen aber nachgeführt werden, ist das Löschen aller Helfenden eigentlich nicht nötig.

Wenn du individuelle Zielwerte erfasst hast, lohnt es sich, diese vor dem Start der neuen Saison zu überprüfen!

Hast du Fragen oder Anregungen? Dann schreibe uns!