Passwortschutz in Helfereinsatz: 3 Optionen

Helfereinsatz bietet 3 Optionen, um den Zugang zum Portal oder einzelnen Bereichen des Portals zu schützen. Diese sind:

1. - Passwortgeschütztes Helferportal
2. - Passwortschutz für Helfendenlogin (Standard: Freiwillig, obligatorisch optional möglich)
3. - Passwortschutz von einzelnen Bereichen (Expert-Funktion)

Diese 3 Optionen werden nachfolgend erläutert.

Passwortgeschütztes Helferportal

Unter "Organisation" - "Helferdaten" findet ihr die Option, ein Passwort für das Helferportal festzulegen. Wenn hier ein Passwort definiert wurde, haben nur Personen, welche über das Passwort verfügen, Zugang zum Portal und können Einsätze übernehmen. Das ergibt Sinn, wenn ihr Events plant, bei denen ausschliesslich bestimmte Personen mithelfen sollen. Sobald ihr aber auch auf externe Helfende angewiesen seid, ist das Passwort hinderlich.

Passwortschutz für Helfendenlogin

Helfende haben jederzeit die Möglichkeit, ihr eigenes Login mittels Passwort abzusichern. Sobald sie registriert und eingeloggt sind, klicken sie oben rechts auf ihr Profil-Icon und gelangen so in ihr Profil. Dort können sie den Button "Benutzer mit Passwort absichern" betätigen, woraufhin sie sich einen Passwortlink per Mail zusenden lassen können. Sobald sie sich nun ein Passwort gesetzt haben, benötigen sie für das Login zum Portal sowohl ihre Mailadresse als auch das Passwort.

Optional können Organisation unter "Organisation" - "Helferdaten" auch festlegen, dass sie Passwörter für Helfende als obligatorisch festlegen (Checkbox: Passwort für Helfende obligatorisch). So werden Helfende direkt bei der Registrierung um die Eingabe eines Passworts gebeten.

Passwortschutz von einzelnen Bereichen (Expert-Funktion)

Wenn ihr mit einem Expert-Abo arbeitet, habt ihr die Möglichkeit, einzelne Bereiche mittels Passwort abzusichern. So könnt ihr sicherstellen, dass nur diejenigen Personen im entsprechenden Bereich arbeiten, die ihr da auch haben wollt. Bereiche ohne Passwortschutz sind weiterhin für alle zugänglich.

Vor- und Nachteile eines Passworts

Helfereinsatz hat zum Ziel, die Arbeit der Verantwortlichen so einfach wie möglich zu gestalten. Das schliesst auch eine möglichst einfach Einsatzübernahme seitens der Helfenden mitein. Aus diesem Grund ist der Passwortschutz an keinem Punkt obligatorisch. Je einfacher ich es Helfenden mache, Einsätze zu übernehmen, desto eher werden meine Events ausgebucht.

Ein Passwort für das Portal ergibt, wie bereits erwähnt, nur dann Sinn, wenn ihr A: nicht auf externe Freiwillige angewiesen seid und B: sicher seid, dass sich eure Helfenden das Passwort auch merken können. Ansonsten werdet ihr mit Anfragen konfrontiert, was wieder Mehraufwände bedeutet.
Um sicherzustellen, dass nur diejenigen Personen Einsätze übernehmen, die auch dazu berechtigt sind, könnt ihr mit Gruppenrestriktionen arbeiten und braucht somit nicht auf ein Portalpasswort zu setzen.

Ein Passwort für Helfende ist diesbezüglich sinnvoller. Auch hier, um es Helfenden möglichst einfach zu gestalten, ist der Passwortschutz standardmässig optional. Ohne Passwort reicht die Mailadresse, um sich für eine Person einzuloggen.
Nach dem Login sind folgende Daten ersichtlich:

• - Name und Vorname
• - E-Mailadresse
• - Gruppenzugehörigkeit
• - Geplante und geleistete Einsätze

Ausserdem besteht die Möglichkeit, dass Einsätze übernommen werden.

All dies kann mit Passwortschutz für Helfende abgesichert werden. Erfahrungsgemäss ist das Missbrauchspotenzial aber sehr gering. Bis dato ist uns kein Fall bekannt, in welchem sich jemand mutwillig als jemand anderes eingeloggt und Einsätze übernommen hat.
Ausserdem sind die persönlichen Daten weiterhin geschützt. Diese sind im Profil nicht ersichtlich, und können erst nach dem Auslösen einer Bestätigungsmail eingesehen und bearbeitet werden, auch ohne Passwortschutz.

Bereichsspezifische Passwörter sind auf jeden Fall sinnvoll, um einzelne Bereiche abzusichern. Wenn Bereiche beispielsweise als "Ressorts" genutzt werden, kann das Ressort "Sicherheit" mittels Passwort geschützt werden, um da dann nur entsprechend ausgebildetes Sicherheitspersonal zuzulassen. Auch dies kann aber alternativ mittels Gruppenrestriktionen gelöst werden.

Fazit

Wir empfehlen, den Passwortschutz nur, falls benötigt, auf Bereichen einzusetzen, um die Einsatzübernahme von Helfenden möglichst einfach zu halten. Einfache Einsatzübernahme bedeutet ausgebuchte Einsätze und entsprechend erfolgreiche Events.