Helfereinsatz bietet diverse automatisierte Mailbenachrichtigungen an. Diese werden an Helfende, an Administratoren oder an Ortsverantwortliche gesandt. Wie ihr diese aktiviert resp. deaktiviert, und was die jeweiligen Inhalte sind, beschreiben wir euch nun.

Helfendenmails

Bestätigungsmail

Nach einer eigenständigen Einsatzübernahme wird standardmässig eine Bestätigungsmail versandt. Diese wird sofort ausgelöst und kommt innerhalb weniger Augenblicke bei der jeweiligen Helferin an. Für jeden einzelnen Einsatz wird eine separate Mail versandt.
In dieser Mail sind folgende Daten enthalten:

• Einleitungstext
• Event - Schicht
• Datum
• Uhrzeit
• Veranstaltungsort
• Aufgabe
• Bemerkungen zum Einsatz
• Aufgabenbeschreibung
• Anforderungen der Aufgabe
• Verantwortlichkeiten
• Kontaktangaben Kontaktperson Organisation
• Link zum Helferportal der Organisation
• Persönliche Daten
• Link zur Profilbearbeitung (Eingeschränkt gültig)
• ics - Kalenderdatei

Wurde die übernommene Aufgabe durch die Organisation als "Verantwortlich" gekennzeichnet, wird ausserdem noch ein Link zu einem Live-Einsatzplan der jeweiligen Schicht im Helferportal mitgegeben. 

Einleitungstext und Kontaktangaben Kontaktperson lassen sich unter "Organisation" - "Helferkommunikation" definieren. 
Es ist auch möglich, die Standardtextblöcke, welche vom Tool mitgegeben werden, in Deutsch, Französisch oder Italienisch anzugeben. Es werden aber keine Eventnamen, Einleitungstexte usw. übersetzt!

Diese Mail wird auch dann versandt, wenn Personen aus der Administration zu Einsätzen eingeteilt werden, sowohl manuell als auch bei der automatisierten Zuteilung.

Die Bestätigungsmail kann unter "Organisation" - "Helferkommunikation" optional deaktiviert werden. Das wird allerdings nicht empfohlen.

Erinnerungsmail

Die Erinnerungsmail enthält dieselben Informationen wie die Bestätigungsmail. Sie wird kurz vor dem Einsatz versandt. Übernimmt eine Person mehrere Einsätze am selben Tag, werden auch mehrere Erinnerungsmails ausgelöst. Wann genau die bei den Helfenden ankommt, bestimmt die Organisation unter "Organisation" - "Helferkommunikation". Da gebt ihr an, wie viele Tage vor dem Einsatz die Mail versandt werden soll. Da ist es auch möglich, die Erinnerungsmail zu deaktivieren. Auch das wird nicht empfohlen.

Übertragungsanfrage

Unter "Organisation" - "Events & Einsätze" könnt ihr angeben, ob Helfende Einsätze übertragen können ("Helfereinsatz-Übertragung möglich?"). Falls ihr das erlaubt, haben Helfende die Möglichkeit, übernommene Einsätze mit anderen abzutauschen, falls sie selbst verhindert sind. Dazu müssen sie die Mailadresse einer anderen registrierten Person angeben. Nun wird eine Übertragungsanfragen an die angefragte Person gesandt. Wenn diese innert 24 Stunden bestätigt wird, wird der Einsatz automatisch übertragen. Bleibt die Bestätigung aus, ist die Person, welche den Einsatz ursprünglich übernommen hat, weiterhin dafür verantwortlich. Dies wird bei der Übertragung auch so kommuniziert.

Die Übertragungsanfrage enthält, nebst den Informationen zur angefragten Übertragung, sämtliche Einsatzdetails.

Übertragungsbestätigung

Diese Mail bezieht sich wiederum auf die Einsatzübertragung. Wird die Übertragungsanfrage angenommen, wird automatisch die Bestätigung an den/die ursprünglichen Helfer:in gesandt.

Einsatzlöschung

Wenn in der Administrationsoberfläche Einsatze, Schichten oder Events gelöscht werden, geht unverzüglich und automatisiert eine Löschungsbenachrichtigung an die eingetragenen Helfenden raus. Diese reine Textmail lautet wie folgt:

"Dein Einsatz *Aufgabe* für *Event - Schicht* am *Eventdatum*, *Eventzeit* wurde gelöscht. Du musst diesen Einsatz nicht mehr leisten. Bitte erkundige dich auf *URL Portal Organisation* über neue Möglichkeiten oder wende dich direkt an die Verantwortlichen."

ACHTUNG! Diese Mail kann NICHT deaktiviert werden. Deshalb empfehlen wir, Einsätze/Schichten/Events nicht zu löschen, sondern freizugeben. Falls ihr tatsächlich was löschen müsst, informiert die eingetragenen Helfenden proaktiv darüber, damit keine Verwirrung entsteht. Wenn ihr den Einsatz erst freigebt, könnt ihr ihn auch löschen, ohne dass eine Mail rausgeht.

Profilbearbeitung

Da der Zugang zum Portal für Helfende ohne Passwort möglich ist, sind die persönlichen Daten nicht ersichtlich. Wenn die bearbeitet oder eingesehen werden wollen, muss zuerst ein Bearbeitungslink angefordert werden. Dieser wird sofort versandt und enthält den Link zur Profilbearbeitung.

Passwortlink

Wenn Helfende sich ein Passwort setzen möchten, können Sie das, wie auch bei der Profilbearbeitung, über ihr Profil (im Portal oben rechts erreichbar) tun. Die Passwortsetzung läuft analog der Profilbearbeitung, es wird ein Passwortlink per Mail versandt.

Adminmails

Administrator:innen haben die Möglichkeit, für ihren Zugang bei folgenden Aktionen Mails zu aktivieren:

• Neuregistrierung von Helfenden im Portal - Info, wer sich neu registriert hat, reine Textnachricht
• Versand einer Bestätigungsmail - Exakte Kopie der Bestätigungsmail, welche an Helfende versandt wird. Im Mailbetreff durch "Hinweis: *Einsatzübernahme Organisation*" gekennzeichnet
• Versand einer Erinnerungsmail - Dito Bestätigungsmail
• Rückgabe eines Einsatzes im Portal - Info, wer welchen Einsatz zurückgegeben hat, reine Textnachricht

Wir möchten hier darauf Hinweisen, dass sowohl Bestätigungs- als auch Erinnerungsmails Kopien jeder versandten Mail sind. Entsprechend erhaltet ihr für jeden einzelnen Einsatz, welcher übernommen wird, ebenfalls eine Mail. Das kann eine ganze Menge sein.

Ortsverantwortliche

Bei den Orten, welche ihr in Helfereinsatz erfassen könnt, habt ihr die Möglichkeit, Mailadressen zu hinterlegen. Das ist dazu gedacht, die Verantwortlichen der jeweiligen Orte (beispielsweise Hausmeister) über die anstehenden Veranstaltungen zu informieren.

Wenn ein Event an einem Ort mit hinterlegter Mailadresse bevorsteht, wird zur gleichen Zeit, zu der auch die Erinnerungsmail an Helfende versandt wird, auch eine Infomail an die entsprechend Verantwortlichen verschickt.